La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, (LQ 2021, c 25) (Loi) et les règlements adoptés en vertu de celle-ci ont pour objet d’encadrer l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels détenus par les organismes privés. Dans le cadre de la poursuite de sa mission, 1823 Consultants doit collecter, utiliser, conserver, communiquer et détruire des renseignements personnels.
Ces Renseignements personnels sont confidentiels, à l’exception de ceux qui ont un caractère public aux termes de la Loi. 1823 Consultants a donc la responsabilité d’en préserver la confidentialité et de se conformer aux obligations qui lui incombent aux termes de la Loi à leur égard, dont notamment obtenir le consentement des personnes qu’ils concernent avant de les communiquer à des tierces personnes. La Politique sur la gestion et la protection des renseignements personnels (Politique) vise à mettre en place des mesures concrètes à ces fins.
Toute personne travaillant avec 1823 Consultants (l’entreprise), pour l’entreprise ou en son nom est tenue de respecter la confidentialité des renseignements personnels et le droit à la vie privée de toute personne, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, lorsqu’elles recueillent, utilisent, divulguent, conservent ou éliminent des renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions. Nous respectons le droit à la vie privée des personnes dont les renseignements personnels sont en sa possession, conformément à ces exigences.
Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin auprès des personnes concernées ou auprès d’un tiers autorisé à les communiquer. Nous ne pouvons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles auxquelles vous avez consenti ni les divulguer à un tiers sans votre consentement (voir l’Article 6). Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est exigé par la loi. Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.
Nous devons nous assurer que nos fournisseurs de services se conforment aux lois en matière de protection des renseignements personnels en vigueur et veillons à ce qu’ils offrent un niveau de protection comparable au nôtre. Vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Ce n’est qu’exceptionnellement et conformément à la loi que nous refuserons de divulguer cette information. Nous effectuons un suivi précis des personnes à qui vos renseignements personnels ont été divulgués et des circonstances qui ont mené à leur divulgation.
Nous ne recueillons que des renseignements personnels qui sont liés directement aux activités de notre entreprise. Dans la mesure du possible, ces renseignements sont fournis directement par la personne qui entre en contact avec nous. La quantité et le type de renseignements recueillis se limiteront à ce qui est nécessaire aux fins déterminées. Nous recueillons seulement ce dont nous avons besoin.
Par exemple, nous pouvons recueillir des informations telles que votre nom et vos coordonnées si vous remplissez notre formulaire pour nos contacter ou lorsque vous remplissez un formulaire de candidature.
Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels provenant d’autres sources, au besoin, y compris des témoins, des employeurs ou à partir de dossiers et registres organisationnels.
Limitations quant à l’accès :
1823 Consultants limite l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes ayant la qualité pour les recevoir au sein de l’entreprise lorsque ceux-ci sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
1823 Consultants limite l’utilisation des renseignements personnels : à moins d’une exception prévue par la loi, l’entreprise doit obtenir le consentement de la personne concernée pour utiliser ses renseignements une fois l’objet du dossier accompli.
Consentement quant à l’utilisation des renseignements personnels :
Les entreprises ont l’obligation d’assurer le caractère confidentiel des renseignements qu’elles détiennent en empêchant leur communication à une autre entreprise ou à un organisme public. Il existe cependant deux exceptions :
– si vous donnez votre consentement, 1823 Consultants pourra communiquer les renseignements qui font l’objet de ce consentement;
– si, par le biais des forces de l’ordre et exigé par la loi, nous sommes contraints de fournir des renseignements.
Ce principe doit s’interpréter au regard de la finalité poursuivie par l’entreprise. Un renseignement personnel est nécessaire si la finalité poursuivie est légitime, importante, urgente et réelle et si l’atteinte au droit à la vie privée consécutive à la collecte, la communication ou la conservation de chaque élément de renseignement est proportionnelle à cette finalité (c.-à-d. la collecte des renseignements est-elle rationnellement liée aux objectifs visés, l’atteinte au droit à la vie privée est-elle minimisée et la divulgation du renseignement requis est-elle nettement plus utile à l’entreprise que préjudiciable à la personne concernée).
La communication est la période où le renseignement personnel est communiqué, par exemple dans un système de prestation électronique de services, par courriel, au service à la clientèle, par le biais de sites Web ou à un tiers.
À cette étape, l’entreprise doit respecter les obligations suivantes :
– Obtenir le consentement des personnes concernées pour communiquer leurs renseignements à un tiers (p. ex. : un prestataire de services), à moins d’une exception prévue par la loi;
– Respecter les obligations prévues par la loi lorsqu’elle communique des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée;
– Respecter les obligations particulières applicables à la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
Conservation :
La conservation est la période durant laquelle une entreprise garde des renseignements personnels, sous quelque forme que ce soit, et ce, peu importe que les renseignements soient activement utilisés ou non.
À cette étape, 1823 Consultants s’assure respecter les obligations suivantes :
1- Assurer la qualité des renseignements personnels en veillant à ce que les renseignements personnels que nous détenons soient à jour et exacts au moment où nous les utilisons pour prendre une décision relative à la personne concernée ;
2- Prendre des mesures de sécurité propres à assurer la sécurité des renseignements personnels.
Destruction :
Le cycle de vie du renseignement personnel se termine lors de sa destruction.
À cette étape, 1823 Consultants s’engage à détruire les renseignements personnels de manière sécuritaire dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie, sous réserve du délai prévu par la loi ou par un calendrier de conservation établi par règlement du gouvernement (ex. pour des obligations fiscales).
Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.
Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours aux attestations de sécurité et la restriction des accès à ce qui est nécessaire; des mesures physiques et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu).
Vous avez le droit de savoir si nous avons détenons des renseignements personnels à votre sujet et de les consulter. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués.
Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception de la demande écrite.
Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès comprennent les cas suivants : les renseignements demandés concernent d’autres individus, l’information ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, l’information a été obtenue dans le cadre d’une enquête sur une possible rupture de contrat ou une fraude, l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs, l’information fait l’objet d’un litige ou est privilégiée.
Vous pouvez vérifier l’exactitude et de l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable.
Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peuvent être envoyée à l’adresse ci-dessous :
1823 Consultants
797, boulevard Lebourgneuf, Suite 100
Québec (Québec) G2J 0B5
Courriel : info@1823.ca
